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Beauty Check: gestisce, semplifica, organizza

 

Ottimizzare i processi interni
per avere più tempo!

 

 

- Rubrica Clienti

- Consulenze, preventivi, contratti

- Planning elettronico

- Comunicazioni di servizio

- Magazzino

- Punto Vendita e controllo

 

Introduzione

L’attività di estetista è una di quelle professioni dove dinamicità e flessibilità sono all’ordine del giorno.

Negli ultimi anni il cliente è diventato sempre più esigente e a fronte del corrispettivo pagato vuole giustamente che venga offerto un servizio impeccabile nei tempi e modi previsti.

Ci sono centri che ancora utilizzano l’agenda cartacea e il più delle volte non hanno una rubrica organizzata, talvolta si appuntano numeri di telefono e nominativi su foglietti volanti e capita di vedere che nel planning vengo riportati i nomi dei clienti del tipo: “Figlia di Mara”, “Monica 2”, “Cugina di Federica” …

Una gestione di questo tipo, forse poteva essere sufficiente anni fa quando si lavorava tutti senza fatica e senza la necessità di dover organizzare tutto per bene… Oggi non è più così, se non riesci ad offrire un servizio professionale e di qualità rischiando di essere fuori dal mercato.

Il software BeautyCheck viene in aiuto agli operatori proprio per gestire nel modo corretto un istituto estetico con l’obiettivo di semplificare la gestione e dedicarsi al cliente.

 

Registrare tutte le informazioni del cliente: un aspetto sottovalutato, ma indispensabile per costruire una gestione corretta

Si parte con la Rubrica, ben organizzata con tutti i dati dei clienti in ordine per poter essere consultati, dal numero di telefono all’ultimo contratto stipulato. Del cliente bisogna sapere tutto ed anticipare le sue esigenze o richieste facendogli percepire fin da subito che non è un “numero”. Una funzionalità molto utile per questo scopo è l’istantanea clienti una sorta di fotografica di tutto quello che il cliente ha fatto in un arco tempo e cosa dovrà fare in futuro: appuntamenti effettuati, appuntamenti futuri, prodotti acquistati, pacchetti/abbonamenti residui, ecc.. Tutto in un’unica schermata per avere la situazione sempre sotto controllo.

La Rubrica clienti prevede la stampa del consenso della privacy secondo il decreto legislativo n. 196 del 2003, che tutte le estetiste sono tenute a far firmare al cliente prima di fornire qualsiasi servizio.

Si rivela molto utile il campo “Informazioni” dove viene inserita la provenienza dei clienti, ovvero come hanno conosciuto il centro, per poter meglio orientare le campagne marketing, un dato semplice che fa capire qual è lo strumento migliore per far conoscere l’attività.

La rubrica contiene anche filtri di ricerca molto potenti, ad esempio: la ricerca del nome del cliente semplicemente digitando il suo numero di telefono oppure filtrare solo i clienti di una certa fascia di età e residenti una specifica città e molto altro ancora…

La Rubrica è il primo dei “mattoncini” che servono per costruire una buona gestione del centro estetico.

 

 

Le 3 Fasi di lavoro per gestire l’istituto

1, La consulenza è il primo approccio con il cliente prevede una colloquio per poter registrare le informazioni necessarie e conoscere il cliente e le sue esigenze per arrivare a formulare un’offerta economica. Memorizzando lo stato della consulenza, ad esempio “richiamare”, sarà possibile trovare velocemente tutti i clienti “da richiamare”.

2, Il preventivo è il passo successivo della consulenza, si tratta di un’offerta economica personalizzata che può essere stampata per il cliente ed archiviata per poterla consultare in un secondo momento.

3, Il contratto è l’ultima fase di lavoro, dove si conferma il preventivo e si vende l’eventuale pacchetto/abbonamento gestendone le eventuali scadenze di pagamento. Le fasi successive prevedono la prenotazione e l’esecuzione dei servizi inclusi.

 

Un Planning semplice da utilizzare, per dimenticare velocemente l’agenda cartacea

Passiamo ora al Planning il perno fondamentale attorno al quale ruotano tutte le diverse attività del centro. I vantaggi rispetto all’agenda cartacea sono innumerevoli: velocità, semplicità, riduzione drastica degli errori, organizzazione, colpo d’occhio, ecc…

Per fissare un appuntamento con il Planning di BeautyCheck bastano 3 CLICK: si sceglie l’ora e il giorno desiderato, si seleziona il cliente e si clicca sul servizio scelto, facile no?

L’Agenda Elettronica di BeautyCheck è intuitiva, in stile Outlook per un’esperienza più familiare. E’ suddivisa in colonne dove si possono visualizzare gli operatori, le cabine oppure entrambi.

I trattamenti possono essere spostati semplicemente trascinandoli e la loro durata può essere modificata allungando o stringendo lo spazio occupato dal trattamento. La colorazione cambia da trattamento prenotato a trattamento eseguito, dando subito evidenza di ritardi nell’esecuzione o meno dei servizi durante la giornata.

Nel planning possiamo inserire anche veloci note libere tipo “post-it” oppure note di lavoro, obiettivi, preferenze, all’interno degli appuntamenti in modo estremamente semplice.

Dal Planning è possibile stampare gli appuntamenti di giornata per le estetiste del centro e i promemoria appuntamenti per il cliente in formato A4 oppure in formato ticket (tipo un biglietto da visita), facendo risparmiare tempo alle estetiste.

L’agenda è inoltre disponibile per essere visualizzata su tablet e smartphone anche fuori dall’istituto ovunque voi siate.

 

Gestione integrata di Comunicazioni attraverso gli SMS e MAIL

Un’altra funzionalità molto apprezzata è l’invio degli SMS direttamente dall’agenda elettronica, con un click posso decidere di inviare dei promemoria con testo automatico personalizzato per ogni cliente, in questo modo è possibile ridurre in maniera rilevante i mancati appuntamenti che al giorno d’oggi pesano e non poco sulla gestione economica. Gli SMS vengono utilizzati anche per i compleanni: attraverso un’utilità specifica BeautyCheck ricorda ogni giorno chi compie gli anni e imposta già dei messaggi di auguri da poter inviare in modo automatico. Un utilizzo efficace degli SMS inoltre, è quello per le promozioni Last Minute in base alle attività svolte dai clienti nel centro, di cui parleremo approfonditamente nei prossimi dossier.

 

Scorte sempre sotto controllo con la gestione del magazzino semplice ed efficace

L’estetista oltre che al proprio lavoro deve far fronte anche alla gestione del magazzino: controllo delle scorte, riordini, ecc… La gestione del magazzino è molto importante in un istituto, ottimizzare le scorte in funzione degli articoli che hanno una rotazione più bassa a quelli che hanno invece un’alta rotazione e fondamentale per non ritrovarsi con del capitale investito in merce superflua. BeautyCheck permette di inserire per ogni articolo sia di vendita che da cabina una quantità di scorta minima al raggiungimento della quale si viene avvisati con un alert che l’articolo va riordinato prima di rimanere senza; il tutto in modo automatico, inoltre, può preparare un ordine pre-compilato da inviare al fornitore tramite e-mail o fax. L’anagrafica prodotti prevede anche la codifica mediante codice a barre ove presente, altrimenti viene creato in automatico un barcode da stampare su etichette adesive fornite a corredo, per poter vendere gli articoli più velocemente con un lettore barcode incluso. Le giacenze vengono visualizzate in tempo reale e in ogni momento posso fare la stampa del mio magazzino per conoscere tutte le quantità dei prodotti ed il suo valore.

 

Il Punto Vendita: non solo vendite, ma un vero e proprio centro di controllo.

Veniamo ora alle vendite. Il Modulo Punto Vendita BeautyCheck segna una svolta nella gestione della finalizzazione delle vendite di prodotti e servizi, con la nuova versione il Punto Vendita è disponibile anche per i monitor touch-screen per un’esperienza ancora più immediata e veloce. Prodotti e servizi scorrono al semplice trascinamento del dito sullo schermo, la ricerca è immediata basta cominciare a digitare le prime lettere del prodotto o del servizio e compaiono in modo incrementale i risultati. Basta un click dal planning per passare alla gestione del pagamento del servizio eseguito, dove ho tutte le informazioni che mi servono, un vero e proprio centro di controllo: servizi e appuntamenti residui del cliente, pagamenti in sospeso, saldo tessera fidelity, ecc… La gestione delle vendite prevede anche l’assegnazione della vendita agli operatori del centro in modo da poter eventualmente incentivare il personale in base alle vendite effettuate, il tutto corredato da un report dettagliato.

Dal Punto Vendita è possibile, inoltre, vendere velocemente pacchetti/abbonamenti con relativi acconti o saldi, il tutto per poter avere la massima semplicità nella gestione giornaliera del centro estetico. Il tempo che viene risparmiato in confronto alla gestione cartacea è notevole, tutto a vantaggio di una tranquillità lavorativa senza precedenti che si proietta verso il cliente trasmettendo sicurezza, professionalità e organizzazione.

Abbiamo parlato di Agenda, Planning, Magazzino e Punto Vendita elementi Base fondamentali che se ottimizzati e ben organizzati danno luogo a vantaggi considerevoli: meno stress, più tempo per il cliente, più vendite. Il software BeautyCheck ha lo scopo di rendere più leggera la gestione del centro estetico in questo modo l’estetista può concentrarsi sugli aspetti che oggi sono molto importanti per avere successo nel proprio business come: pianificazione eventi, promozioni, consulenze alla clientela, anticipazione dei bisogni, controllo e gestione del personale.

Non perdetevi il prossimo Dossier, nel quale parleremo del “Cliente al Centro del Business”, nuove tecniche per la fidelizzazione che aiutano ad incrementare il proprio business.

 

 

 

Pubblicato il 04/12/2015

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